Strategieberatung

Taktik, Teamaufstellung, Tore schießen.

Wie man Coach erfolgreicher Workshops wird.

24. Juni 2021

Beim Thema Workshop scheiden sich die Geister. Die einen winken sofort ab: „anstrengendes Theater“ oder „totale Zeitverschwendung“. Die anderen lieben die kontroversen Diskussionen, die kreativen Techniken und die Abwechslung zum Büroalltag. Zu Recht, denn mit einem produktiven Workshop lassen sich vielfältige Themen und Problemstellungen, die anders oft nicht zu knacken sind, erfolgreich angehen und gemeinsam lösen. Damit am Ende eines Workshops handfeste Ergebnisse verbucht und auch die Workshop-Skeptiker*innen überzeugt werden, sind die folgenden Hinweise aus der Praxis hilfreich.

Was Workshops leisten können – die Vorteile
  • Die Identifikation mit dem Prozess und den Ergebnissen wächst durch eine transparente Bearbeitung der Aufgabenstellung innerhalb des Teilnehmer*innenkreises – und damit auch das Commitment.
  • Die Qualität der Arbeitsergebnisse wird durch unterschiedliche Perspektiven und Expertisen verbessert. Das gilt auch, wenn man Methoden und Arbeitsweisen jenseits des Alltäglichen einsetzt, um die Kreativität zu fördern.
  • Die gemeinschaftliche Arbeit führt meist zu gegenseitigem Verständnis und nachhaltigem Wissensaustausch – auch über den eigentlichen Workshop hinaus. Das Wir-Gefühl und eine produktive Arbeitskultur werden verbessert.
Wann macht ein Workshop Sinn?
  • Bei Themen und Problemstellungen, die einer breiten Diskussion verschiedener Ansprechpartner*innen (z.B. aus verschiedenen Abteilungen oder Standorten) bedürfen, oder wenn weiterführende Expertisen und Input verlangt werden.
  • Wenn Strategien und Ideen zu entwickeln sind, die im Arbeitsalltag aufgrund zahlreicher Ablenkungen und Routinetätigkeiten zu kurz kommen.
  • Wenn es neben den inhaltlichen Gründen auch um innerbetriebliche Fragen rund um Hierarchien, Teambuilding, Führung, Motivation, etc. geht.
Die Balance zwischen Planung und Flexibilität

Ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Durchführung eines Workshops ist die Fähigkeit, mit einer guten Planung als Basis zu starten und trotzdem offen und flexibel auf das Geschehen und die Fortschritte der Diskussion zu reagieren. Dabei hilft es, wenn man als Moderator*in eine eher neutrale Rolle bei Sachfragen einnimmt, bei methodischen Entscheidungen aber klare Führung zeigt.
Wichtig ist auch, die Stimmung unter den Teilnehmer*innen wahrzunehmen und gegebenenfalls zu intervenieren. Denn das Ziel des Workshops sollte nicht nur sachliche Ergebnisse sein, sondern auch eine positive Grundstimmung und eine motivierte Gruppe, die Lust auf die nächsten Schritte hat.

Schritt für Schritt zum erfolgreichen Workshop
  1. Zielsetzung klar auf den Punkt bringen: Was soll das Ergebnis des Workshops sein? Wie soll es danach weitergehen? Gibt es einen Gesamtprozess, in den der Workshop eingebettet sein sollte?
  2. Teilnehmer*innen, Termin und Location definieren: Wo, wann aber auch mit wem soll der Workshop stattfinden? Welche Personen sind zwingend relevant für den Erfolg, welche sind aus politischen Gründen wichtig? Kann der Workshop auch digital durchgeführt werden? Welche Tools stehen dafür zur Verfügung?
  3. Die Agenda gestalten: Welche Themenfelder sollen in jedem Fall behandelt werden? Was sind die Tagungsordnungspunkte? Welche Themen sollte man besser bewusst ausklammern? Es gilt: Fokus auf wenige wesentliche Themen!
  4. Übungen und Methoden entwickeln: Wie lassen sich die Themen am besten lösen, bearbeiten oder diskutieren? Kann man kreativere oder spielerischere Methoden einsetzen? Wie erzeugt man neue Perspektiven und durchbricht vorhandene Diskussionsmuster? Was passt zu den Teilnehmer*innen und dem Setting?
  5. Durchführung planen: Was braucht man für die Moderation? Welche Workshop-Materialen helfen bei der Bearbeitung? Braucht es weiteren Input oder Unterstützung bei der Moderation?
  6. Drehbuch erstellen: Ein Drehbuch ist die Geheimwaffe der Workshop-Planung. Es listet jeden Agendapunkt, die veranschlagte Zeit und benötigtes Material sowie erklärt das Vorgehen bei jeder einzelnen Übung. Wie werden die Gruppen ausgesucht? Welche Unterlagen werden ausgeteilt? In welcher Reihenfolge wird präsentiert und wann gibt es Kuchen? Ein sorgfältiges Drehbuch ist das ideale Planungsinstrument im Vorfeld und der Leitfaden für die Moderation während des Workshops.

Holger Lauinger

Senior Planner

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